Cómo debes crear un reporte de ventas

Para cualquier tipo de empresa, independientemente del sector en el que opere, el tipo de producto o servicio que ofrezca o su tamaño, las ventas es una de las áreas más importantes de su negocio, pues está directamente relacionada con los ingresos.

El reporte de ventas es un documento muy importante para poder conocer, de forma precisa y real, el estado de las estrategias de venta de tu negocio. Elaborar y analizar la información de un informe de ventas es clave para tomar las mejores decisiones y así poder aumentar la rentabilidad y competitividad.

Qué es un reporte de ventas

Un reporte o informe de ventas es un documento que utilizan las empresas para visualizar la información sobre sus ventas y que les permite comprobar si se están alcanzando los objetivos fijados.

En un informe de venta se incluyen datos estadísticos de venta, muchas veces plasmados a través de métricas y KPI (métricas asociadas a objetivos específicos), y utilizando elementos visuales como gráficas (con el objetivo de facilitar la comprensión rápida de los datos numéricos).

Tipos de reporte de ventas

Existen distintos reportes de venta que se pueden realizar según la información que quiera monitorizar o controlar la empresa. Veamos los principales tipos de reporte de ventas que puedes utilizar en tu negocio.

• Informe de ventas por vendedor. Son informes que permiten evaluar y conocer el desempeño de los comerciales de una empresa.
• Reporte de ventas globales por periodos. Dependiendo del tipo de empresa, se utilizan informes de venta que abarcan distintos periodos. La mayoría de empresas elaboran reportes de venta diarios, mensuales y anuales, aunque otras ven también utilidad en confeccionarlos quincenalmente, trimestralmente, semestralmente…
• Reporte de ventas específico. Con los informes de ventas relacionados con un proyecto o estrategia específica (por ejemplo, un informe de ventas que indique los resultados obtenidos tras una campaña publicitaria concreta).
• Reporte de ventas por áreas. Son informes de venta que se centran en un área específica, como las ventas por tiendas (para negocios con distintos puntos de venta), ventas por canales (para las empresas que venden por distintos medios), o por países (para aquellas empresas que dan el salto y venden en mercados internacionales).

Por qué es necesario el reporte de ventas

El informe de venta es un documento que utilizan la gran mayoría de empresas debido a la información valiosa que les proporciona si se realiza de forma adecuada.

Los beneficios de utilizar reportes de venta en tu empresa son:

• Conocer el estado de las ventas de una empresa de forma precisa.
• Evaluar el desempeño de los equipos de venta.
• Detectar fallos o errores que están mermando las ventas.
• Identificar oportunidades para optimizar los procesos de venta.
• Predecir ventas futuras.
• Medir si un nuevo lanzamiento, una estrategia o una campaña están alcanzando los objetivos.

Cómo crear un reporte de ventas

Puedes crear un reporte de ventas en Excel o utilizar herramientas específicas para ellos (como un ERP, por ejemplo). Lo importante es que el informe se elabore de forma correcta y que contenga datos reales para que sea del máximo valor para la toma de decisiones en tu empresa.

Para elaborar el mejor reporte de ventas para tu negocio debes tener en cuenta una serie de factores importantes.

Incluir información valiosa

Un reporte de ventas es un documento que debe contener información precisa y valiosa para la empresa, pues se utiliza para tomar decisiones importantes.

Dentro del informe de ventas se deben incluir datos como:

• Resumen de las ventas para visualizar el crecimiento y progresión de las ventas (ver máximos y mínimos, detectar estancamiento de ventas, etc.).
• Rentabilidad de las ventas, es decir, datos financieros sobre las acciones de venta de la empresa (el objetivo es medir la rentabilidad de la empresa, proyectos o estrategias).
• Información sobre comerciales y clientes. En un buen reporte de ventas se ofrece información relacionada a las acciones de venta de los comerciales, así como datos estadísticos de venta de los clientes.

Utilizar herramientas digitales

Una parte muy importante a la hora de elaborar un buen reporte de ventas es la elección de las herramientas o plataformas digitales que se van a utilizar.

• Hojas de cálculo. Se trata de aplicaciones para trabajar con números en formato tabla, como Excel de Microsoft o Calc de OpenOffice, que permiten realizar complejos cálculos estadísticos y utilizar gráficas avanzadas.
• Generación de dashboard. Son programas específicos para generar informes de todo tipo, incluso de ventas, que automatizan la captura de datos y los presentan en formatos visuales muy vistosos que facilitan su comprensión (como Tableau o Power BI).

Crear un buen reporte de ventas es vital para que tu empresa pueda maximizar sus ingresos y optimizar sus procesos de venta. En Hostingplus te ofrecemos nuestros servicios de hosting para que puedas alojar tu tienda online o página web en un entorno seguro y con un alto rendimiento. Tendrás la garantía de que tu sitio estará disponible 24/7 maximizando las ventas online de tu negocio, algo que podrás comprobar en tus informes de ventas.