Herramientas para trabajar en equipo de forma online

El trabajo online o teletrabajo se ha convertido en una nueva forma de abordar la jornada laboral que han adoptado muchas empresas. Contar con trabajadores con movilidad o teletrabajando es algo habitual hoy en día, ya que ofrece muchas ventajas, tanto a la empresa, como a los propios empleados.

Las herramientas para trabajar en equipo online son la clave para conseguir que los equipos de trabajo puedan realizar sus labores diarias de manera eficiente, garantizando que cuenten con la comunicación y acceso a la información necesaria en cualquier momento.

Qué herramientas son necesarias para trabajar en equipo online

El trabajo en equipo en línea debe realizarse de forma eficiente para poder incrementar la motivación e implicación de los trabajadores, además de para aumentar la productividad. Este tipo de herramientas deben cubrir tres puntos fundamentales, facilitar la comunicación entre los miembros de los equipos de trabajo, ayudar a que realicen sus tareas de forma conjunta, y ofrecer un sistema de intercambio y acceso a la información en línea.

1. Herramientas de comunicación

Para poder trabajar online de forma eficiente y rentable para la empresa es necesario utilizar plataformas y aplicaciones de comunicación que mantengan a los trabajadores en contacto.

La tecnología actual permite utilizar distintos tipos de plataforma eficientes de comunicación empresarial, como por ejemplo:

• Correo electrónico. El email corporativo es una forma de comunicación interesante que permite el intercambio de mensajes personalizados, un gran nivel de organización y un acceso inmediato (a través de computador o celular).
• Videoconferencias. Son claves para poder trabajar en equipo online, creando un entorno similar al que se tiene en las reuniones presenciales (utilizando auriculares, micrófonos y webcams).
• Chats online. Una forma rápida y eficiente de cambiar impresiones sin tener que recurrir a otros canales. Pueden estar implementadas en las propias plataformas colaborativas de trabajo o utilizar herramientas externas (como programas de mensajería instantánea, por ejemplo).

2. Herramientas colaborativas

Las herramientas para trabajar online que fomentan la colaboración entre los distintos miembros de los equipos de trabajo son esenciales. Existe una amplia oferta en el mercado de este tipo de plataformas colaborativas que integran todo aquello que es necesario para que los grupos de trabajo puedan interactuar y abordar proyectos en común.

Algunas de las herramientas para trabajar en equipo de forma online más utilizadas son:

• Microsoft Team. Se trata de un auténtico entorno de trabajo de Microsoft dirigido a potenciar el trabajo en equipo en las empresas. Se integra con Office 365, cuenta con servicio de chat online, permite intercambiar archivos y crear espacios de trabajo personalizado. Es una de las herramientas para trabajar online en equipo más interesante del mercado.
• Google Docs y Sheets. Estas dos herramientas ofimáticas de Google (procesador de texto y hoja de cálculos online) utilizan Google Drive para guardar la información y cuentan con opciones para trabajar sobre el mismo documento de forma colaborativa. Son una alternativa profesional y gratuita para que una empresa pueda realizar muchas de sus tareas de forma online, sin que ello suponga un alto coste en licencias.
• Microsoft 365. Para las empresas que utilizan herramientas ofimáticas como base de su trabajo, Microsoft 365 ofrece todas las herramientas propias de Office de forma online, es decir, con acceso desde cualquier dispositivo a través de internet. Se podrán utilizar todas las aplicaciones de manera colaborativa, trabajando varios usuarios en el mismo documento. Todos los archivos de esta plataforma colaborativa se guardan en OneDrive para garantizar el acceso online en cualquier momento.
• Trello. Es una herramienta colaborativa centrada en el control de tareas que utiliza un sistema de listas y tarjetas para facilitar que cada miembro de los equipos de trabajo tenga acceso a sus tareas. Es una aplicación que agiliza el trabajo en equipo online, permitiendo fijar objetivos y hacer seguimientos precisos de cada proceso. Además, es compatible con muchas aplicaciones de terceros lo que la convierte en una opción muy interesante.

3. Almacenamiento de datos

Otro tipo de herramientas fundamentales a la hora de trabajar en equipo de forma remota es el almacenamiento en la nube. Contar con un espacio virtual para almacenar y compartir información facilita el intercambio de información, así como el acceso a datos importantes. Trabajar con un servicio de almacenamiento en la nube permite a los trabajadores acceder a la información desde cualquier dispositivo, independientemente de la hora y lugar desde el que lo hagan.

Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive o Amazon Drive, son algunas alternativas interesantes para que los equipos de trabajo cuenten con un espacio común de almacenamiento en la nube para compartir sus datos.

Un software para trabajo en grupo ideal debe ser una herramienta que integre todas las funciones de comunicación y colaborativas en una única plataforma. De esta manera será más sencillo y eficiente para los trabajadores utilizar cada una de las aplicaciones que necesitan en cualquier momento.

Es importante recordar que para poder trabajar en equipo de forma online es necesario disponer de los sistemas de seguridad adecuados. En este tipo de trabajo se comparte información sensible o importante por la red que se puede ver expuesta a terceros si no se utilizan las herramientas y protocolos de seguridad necesarios.